Home-office like a Samurai

Immer mehr von uns befinden sich aktuell im Home-Office und wissen aber gar nicht so recht wie sie damit umgehen sollen. Und deshalb gibt es hier nun ein paar einfache Tipps und Tricks zum Arbeiten im Home-Office. Das Wichtigste zuerst: Nein, du benötigst kein teures Equipment! Minimalismus ist hier dein bester Freund und verhindert, dass du dich unnötig selbst ablenkst. Essentiell sind erst einmal nur die folgenden Dinge:

• Die richtige Einstellung und die Basics
• Die richtigen Routinen
• Die richtigen Tools und dein Arbeitsgerät
• Eine funktionierende Internetverbindung

Alles Andere ist weitestgehend optional.

Die richtige Einstellung

Genieße deine Freiheit, aber lasse dich nicht von ihr überrollen. Dein Arbeitgeber gibt dir hier einen ordentlichen Vertrauensbonus, lass ihn also nicht hängen und gebe dein Bestes. Viel zu schnell verlierst du dich in Details oder lässt dich von deinem Umfeld ablenken? Damit dir das nicht passiert, ist es sehr hilfreich dir zuerst eine ToDo-Liste anzulegen, die grob alle Aufgaben beinhaltet, an denen du heute arbeiten willst. Idealerweise hast du die ToDo von oben nach unten priorisiert, sodass die wichtigste Aufgabe nun ganz oben steht.

Stay connected

Nur weil du im Home-Office bist, heißt das nicht, dass du dich isolieren musst. Um das Teamgefühl auch weiterhin zu stärken, helfen sogenannte Stand-Ups — für das kurze Tagesupdate zwischendurch. Du kannst dich dank Tools wie Microsoft Teams, Skype oder Slack jederzeit mit deinem Team in Verbindung setzen und mit deinen Teammitgliedern kollaborieren — keine Angst, das tut nicht weh und motiviert ungemein.

Wenn du noch nicht so recht weist wie du deine Aufgabenpakete priorisieren sollst, kann dir hierbei die sogenannte Eisenhower Matrix weiterhelfen. Mit Hilfe der Eisenhower Matrix findest du schnell heraus, was gerade am wichtigsten ist. Wenn du ganz krass drauf bist, kannst du noch versuchen à la SCRUM deine ToDos zu priorisieren, um ein Gefühl dafür zu entwickeln wie viel du an einem Tag schaffen kannst. Schreibe dazu am besten an jede ToDo einen Zahlenwert nach folgender Gewichtung: 1 = schnell erledigt, 2 = brauche ich ein wenig Zeit für, 5 = könnte ein halber Tag werden, 8 = 8 das wird wohl einen ganzen Tag dauern, 13 = Unter zwei Tagen komme ich hier nicht weiter.

„Psychologisch gesehen ist es gut und wichtig für dich, wenn du ein paar Aufgaben als erledigt markierst. So bekommst du ein Gefühl für deinen Fortschritt und hältst dich motiviert.“

Ab einer Gewichtung von 8 sollten bei dir die Alarmglocken los gehen. Psychologisch gesehen ist es gut und wichtig für dich, wenn du ein paar Aufgaben als erledigt markierst. So bekommst du ein Gefühl für deinen Fortschritt und hältst dich motiviert. Versuche also große Aufgaben in kleine Teile zu zerlegen, um deine Motivation im Flow zu halten. Große Aufgaben wirken beim ersten Betrachten oft abschreckend und machen nur wenig Spaß, deshalb zerlege sie einfach in kleinere Teilschritte!

Das klingt erst einmal seltsam, immerhin willst du ja nichts anderes machen als zuvor, nur remote? Lass dich nicht täuschen: Dein Alltag besteht aus mehr als dich an deinen Rechner zu setzen und los zu legen. Im Normalfall hast du meist noch einen Arbeitsweg, der dich mental auf die anstehenden Herausforderungen vorbereitet. Dieser entfällt nun, weswegen es dir schwerer fallen wird in die richtige Stimmung zu kommen. Deshalb ist es wichtig, Routinen zu entwickeln, damit dein Geist lernt sich zu fokussieren und nicht einfach nur planlos von A nach B huscht.

Der Start in den Tag

Hier gibt es die verschiedensten Ansätze. Überlege dir am besten in einer ruhigen Minute, was dich motiviert und dir einen Kick-Start in den Tag verschafft. Bei den Einen ist es der Kaffee am Morgen, bei den Anderen vielleicht eine kurze Lese- oder Sporteinheit. Ich persönlich ein großer Fan von Morgensport, denn das rüttelt meinen Körper und meinen Geist ordentlich wach. Selbst ein kleiner Spaziergang um den Block kann schon helfen, damit du kurz dein gewohntes Umfeld verlässt, um dann in dein Arbeitsumfeld einzutauchen (selbst wenn dies der gleiche Ort sein sollte) — Das Gleiche gilt natürlich auch für den Feierabend. Ein kurzer Spaziergang kann den richtigen Impuls senden, um die Arbeit wieder loszulassen.

Es ist wichtig für deinen Geist, dass du feste Routinen etablierst und auch bei den Zeiten konsistent bleibst, damit du dich daran gewöhnen kannst und dein Geist genau weiß, wann er sich fokussieren soll.

Die Mittagszeit

Es ist Zeit deinen Fokus zu lösen und dich mit allen wichtigen Nährstoffen zu versorgen — (Ver)Hungern macht da wenig Sinn — versuche dich möglichst gesund und ausgewogen zu ernähren. Zu viel oder auch zu ungesund macht dich nur müde. Ein kurzer Spaziergang an der frischen Luft, einmal ordentlich Durchlüften oder ein kleiner Power-Nap können zudem wahre Wunder wirken. Setze dir einen klaren Zeitrahmen für deine Pause, damit sie nicht ausartet, du aber dennoch ausreichend Zeit hast dich zu erholen.

Der Nachmittag

Vielleicht geht es dir hier ein wenig wie mir und du merkst, dass der Fokus und/oder die Motivation so langsam nachlassen? Keine Panik, das ist ganz normal! Fokus ist eine begrenzte Ressource und muss erst aufgebaut werden. Ähnlich wie ein Muskel, den du erst einmal trainieren darfst. Mein Lieblings-Trainingspartner ist die sogenannte Pomodoro-Technik — nein, es gibt keine Tomatensoße, du hast doch gerade erst gegessen.

Pomodoro für mehr Fokus im Alltag

Ein wenig Werbung in eigener Sache, wir bei uxactly arbeiten gerade an einer neuen Pomodoro App mit einem etwas anderen Spin. Bei Pomodory soll der Flow im Fokus stehen. Gehe jetzt zu pomodory.uxact.ly um dir noch schnell einen der Beta Keys zu sichern, um uns mit deinem Feedback bei der Entwicklung zu unterstützen. Wir freuen uns schon auf dein Feedback!

Pomodoro, so funktioniert es:

• Du nimmst dir ein oder zwei ToDos von deiner ToDo-Liste, an denen du arbeiten magst
• Du stellst alles an Ablenkungen ab (indem du den Nicht-Stören-Modus am Handy und Rechner aktivierst)
• Du stellst dir einen Timer auf 25 Minuten (z. B. Handy, Rechner oder Eieruhr)
• Du startest deinen Timer und hast auf deinem Rechner wirklich nur die relevanten Fenster offen, um aktiv an deinen Todos zu arbeiten.
• Nach den 25 Minuten kannst du in dich hinein hören und schauen ob du gerne weiter arbeiten möchtest oder dir eine kurze Pause von 5 Minuten gönnen willst. Jetzt kannst du dein Twitter checken oder einfach deine E-Mails lesen.
• Nach der 5 minütigen Pause, kannst du den Pomodoro-Kreislauf so oft du magst neu starten 😉

Der Feierabend

Einmal durchlüften bitte! Um besser loslassen zu können, versuche dir auch für den Feierabend ein paar Routinen anzueignen. Dies ist besonders im Home-Office kritisch, da du hier zumeist im selben Umfeld bleibst und das Abschütteln somit nicht mehr ganz so einfach ist. Ein kleiner Spaziergang, noch den Einkauf erledigen, eine Runde joggen gehen oder das bewusste Zubereiten des Abendessens können dir beim Abschalten helfen.

Es muss nicht fancy sein, Minimalismus ist hier dein Freund. Umso mehr du dir auflädst, umso weniger leichtfüßig wirst du im Home-Office arbeiten können. Schaue von daher ganz genau, was du wirklich benötigst und dich am wenigsten ablenkt oder gar stresst.

“Umso mehr du dir auflädst, umso weniger leichtfüßig wirst du im Home-Office arbeiten können.”

Hardware

Für die Einen kann ein externer Monitor sehr hilfreich sein, für die Anderen eher eine Last. Ich persönlich gehe ich es eher minimalistisch an. Mein SurfaceBook in Kombination mit meinen Noise cancelling Headphones sind meine besten Freunde — mehr brauche ich in der Regel nicht. Ich kann so jederzeit die Position wechseln oder mich auch einfach mal ins Café an der Ecke setzen.

Software

Home-Office wird ohne die richtige Software schnell zur Tortur. Deswegen gibt es hier einen Auszug aus meiner Favoritenliste. Vielleicht kennst du ja noch andere Tools?

OneNote

Super zum gemeinsamen Erarbeiten von Inhalten und dem Teilen von Notizen. Zudem auch noch kostenfrei! Ich selbst nutze es seit 17 Jahren und habe mich sehr in die Versatilität verliebt. OneNote bietet dir einen unendlichen Arbeitsbereich, in dem du nahezu alles machen kannst. Bilder, Videos und Notizen einfügen sind nur ein kleiner Teil des Angebotes. Mein persönliches Highlight ist die Suchfunktion, die sowohl deine Handschrift als auch deine Bilder und Videos durchsuchen kann. Wer keine Lust auf Microsoft hat oder lieber die kleinen Entwickler unterstützen möchte, dem kann ich die Notion App ans Herz legen. Im Vergleich zu OneNote ein eher objektorientierter Ansatz, aus dem sich neue Möglichkeiten ergeben.

Miro

Live Kollaboration einfach gemacht. Mit Miro erstellt ihr euch gemeinsam Boards und könnt eure Notizzettel bequem hin und herschieben. Super für Workshops.

Trello

Organisiert bleiben mit Trello, ein super Organisationtool für alle die eher im Kanban arbeiten. Trello eigned ich hervorragend. um die offenen Aufgaben und somit die Prozesse so transparent wie nur möglich zu halten, auch allein lässt sich Trello gut nutzen.

Slack and Microsoft Teams

Beide Tools eigenen sich hervorragend zum Austauschen von Informationen, zum Chatten und Abhalten von Videokonferenzen. Welches Tool für dich am ehesten in Frage kommt, hängt davon ab, welche Tools ihr aktuell bereits nutzt. Nutzt ihr Microsoft Office 365 im Unternehmen? Dann sollte Microsoft Teams die erste Wahl sein. Wenn ihr hingegen Google Docs nutzt, dann seid ihr mit Slack gut bedient.

Spotify

Ohne Musik fehlt mir etwas. Ich finde es immer spannend zu schauen, was andere gerade hören und schalte mich dann gerne mal dazu, wenn mir meine eigene Musik zu dröge wird. Hier findet ihr eine Auswahl meiner persönlichen Lieblings-Fokus-Playlists auf Spotify:

Internetverbindung

Mehr ist besser. Wie viel du wirklich brauchst, kommt allerdings auf deinen Alltag an. In der Regel reicht es mir bereits, wenn ich ein wenig Musik streamen kann und die Videocalls einigermaßen stabil laufen. Dies sollte ab einer „stabilen“ 10 Mbits Verbindung problemlos möglich sein.

Hast du noch weitere Tipps, die du gerne teilen möchtest oder gar Feedback zu meinem Artikel? Dann hinterlasse mir gern einen Kommentar.